Zgłaszanie usterek i śledzenie napraw

Krótka instrukcja dla pracowników — wersja z września 2026

Po co to jest

Zamiast dzwonić i opisywać usterkę przez telefon, zgłaszasz ją w systemie. Zgłoszenie od razu trafia do serwisu z kompletem informacji: który system, które urządzenie, co się dzieje i kto wpuści serwisanta. Później w tym samym miejscu sprawdzisz, kiedy ktoś przyjedzie i co zostało zrobione.

Logowanie

System działa w przeglądarce — nie trzeba niczego instalować. Wejdź pod adres z ramki powyżej i podaj login oraz hasło.

• Login ma postać kod-firmy.imię.nazwisko, małymi literami i bez polskich znaków.
• Przy pierwszym logowaniu system poprosi o zmianę hasła. To normalne — hasło, które dostałeś, znamy także my.
• Zapomniane hasło odzyskasz sam: na ekranie logowania jest odnośnik do resetu. Link przyjdzie na Twój adres e-mail.

Aplikacja na telefonie

Tego samego systemu używa się wygodniej z telefonu. Nie szukaj go w sklepie Google Play ani App Store — go tam nie ma. Dodajesz go raz z przeglądarki i wygląda potem jak zwykła aplikacja.

1. Otwórz w telefonie adres systemu i dopisz na końcu /m/
2. Android (Chrome): menu z trzema kropkami → Dodaj do ekranu głównego
3. iPhone (Safari): ikona udostępniania (kwadrat ze strzałką) → Do ekranu początkowego
4. Zaloguj się raz — aplikacja zapamięta Cię na dłużej.

Gdyby po jakiejś aktualizacji aplikacja zachowywała się dziwnie: usuń skrót z ekranu i dodaj go jeszcze raz tą samą drogą.

Jak zgłosić usterkę

W aplikacji naciśnij Zgłoś usterkę, w przeglądarce wybierz Zgłoszenia → Dodaj zgłoszenie. Do wypełnienia jest kilka pól:

Pole	Co wpisać
Oddział	Pojawia się tylko wtedy, gdy masz dostęp do więcej niż jednego.
System	Czego dotyczy sprawa — kontrola dostępu, monitoring, alarm, rejestracja czasu pracy.
Urządzenie	Wpisz dwa znaki, a podpowie się lista. Możesz też nacisnąć Wskaż na planie i kliknąć urządzenie na rzucie kondygnacji. To pole jest nieobowiązkowe — jeśli nie wiesz, które to urządzenie albo problem dotyczy całego systemu, zostaw puste.
Czego dotyczy	Jedno zdanie, np. „centrala nie reaguje na kartę”.
Opis	Co się dzieje, od kiedy i w którym miejscu. To pole najbardziej skraca naprawę — serwisant przyjedzie z właściwą częścią.
Osoba na miejscu i telefon	Kto wpuści serwis. Podpowiadamy Twoje dane, ale często to ktoś inny — popraw śmiało.
Zdjęcia	Nieobowiązkowe, ale bardzo pomagają. Zdjęcie wyświetlacza z komunikatem błędu albo tabliczki znamionowej potrafi zaoszczędzić jeden przyjazd.

Gdy nie ma zasięgu

Jeśli zgłaszasz coś z pomieszczenia bez zasięgu, aplikacja przyjmie zgłoszenie i wyśle je sama, gdy tylko połączenie wróci. Zobaczysz komunikat „Brak łączności — zgłoszenie czeka i wyjdzie samo”. Nie trzeba pisać drugi raz.

Co dalej ze zgłoszeniem

Zgłoszenie widać na liście od razu po wysłaniu. Otwórz je, żeby zobaczyć, na czym stoi sprawa.

• Status mówi, gdzie jest zgłoszenie: nowe, zaplanowane, zamknięte.
• Termin to czas reakcji z umowy. Po jego upływie pokazuje się na czerwono.
• Wizyty serwisu to konkretne przyjazdy: kiedy i kto. Dopóki wizyta nie jest zaplanowana, zobaczysz informację, że serwis odezwie się w terminie z umowy.

Zamknięte zgłoszenia nie znikają — są na dole listy, w zwiniętej grupie. Możesz do nich wrócić, żeby sprawdzić, co dokładnie zrobiono.

Oferty

Czasem naprawa kończy się wnioskiem, że coś trzeba wymienić na stałe. Wtedy biuro wystawia do zgłoszenia ofertę, a Ty dostajesz maila.

• Ofertę widać przy zgłoszeniu, a w aplikacji dodatkowo w bloku Oferty do decyzji nad listą zgłoszeń.
• Jest w niej kwota netto, VAT, kwota brutto i — jeśli biuro je rozpisało — pozycje kosztorysu. Możesz też otworzyć ofertę w PDF.
• Akceptować i odrzucać może tylko osoba z takim uprawnieniem. Jeśli nie widzisz przycisków, decyzję podejmuje ktoś inny w Twojej firmie. Kto — ustalcie u siebie; my tylko nadajemy uprawnienie.
• Przy odrzuceniu napisz, co jest nie tak. To pole jest wymagane i to na jego podstawie powstaje poprawiona wersja oferty.
• Każda wersja zostaje w systemie osobno. Zawsze można wrócić do tego, co dokładnie widniało w ofercie w chwili akceptacji.

Oferta ma termin ważności. Po tym dniu przyciski decyzji znikają, bo ceny się zmieniają i nie da się czekać w nieskończoność. Jeśli termin minął, a sprawa jest nadal aktualna — napisz do nas, wystawimy ofertę na nowo.

Najczęstsze pytania

Nie widzę żadnego systemu przy zgłaszaniu

Do Twojego konta nie przypisano jeszcze systemu. Napisz do biura serwisu, poprawimy to od ręki.

Widzę tylko jeden oddział, a obsługuję kilka

Twoje konto ma dostęp do jednego oddziału. Zakres nadaje biuro — daj znać, których oddziałów potrzebujesz.

Zgłosiłem coś przez pomyłkę

Nie usuwaj ani nie zgłaszaj drugi raz. Napisz albo zadzwoń — anulujemy zgłoszenie po naszej stronie, żeby nikt nie pojechał niepotrzebnie.

Aplikacja prosi o logowanie za każdym razem

Najczęściej to skutek trybu prywatnego w przeglądarce albo czyszczenia danych przez telefon. Dodaj skrót do ekranu głównego i korzystaj z niego, zamiast otwierać adres w przeglądarce.